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ITシステム導入前に初心者が知っておくべき内容

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経理マン僕は過去に働いていた会社で、会計システム導入の主担当として、システムの導入に一から携わったことがあります。

会計の担当者として、外部のシステム会社の人と打ち合わせを重ねて、入出金の現金管理や売上データとの連動、買掛金・売掛金の消し込みや、経費の現場入力から会計データに繋がる部分など、会社のメインシステムとしての会計のシステム構築です。

約一年間の導入業務を通じて分かったことは、ベースとなるシステムをそのまま導入して、会計システムの初期状態のやり方に会社の運用も合わせてしまうことが一番楽だなということです。

販売されている会計システムの初期状態のまま使えば、カスタマイズ費用も発生しませんし、イレギュラーなシステムエラーも発生することがなくなります。

大手企業ではまず無理な内容ですが、中小企業ではカスタマイズ無しでも、業務フローの見直しによっては可能な会社も多いのではないでしょうか?

システム化で最初にやっておくべきこと

アナログ仕事まずシステム化を行うにあたって、アナログベースで業務フローがきちんと確立できているかどうかをチェックしてください。アナログベースで業務フローが曖昧になっている状態でシステムを導入しても、結局はうまくシステムを使うことはできません。

システムを導入するときにやってはいけないことは、業務の流れをよく分かっていない外部業者に大部分を丸投げしてしまうことです。これをしてしまうと、お金がいくらあっても足りません。また、丸投げしてしまうと、業務を分かっていない人が構築したシステムとなるため、全く使えないシステムになる可能性が高くなります。

自社の業務に合わせていくカスタマイズという作業は、非常に長期に渡って時間が掛ることもあります。エラーやデータの連携漏れなどが出ないようにベースのシステムをカスタマイズしていく作業は、非常に時間(費用)の掛かるものになることがあります。

どんな会社でも自社独自のやり方をノウハウとして持っています。基本システムにその自社のやり方を無理に当てはめていこうとすると、システム開発(カスタマイズ)という作業が必要になり、それは思ってる以上に日数が掛かるものです。

2ヶ月や3ヶ月、普通に掛かりますので、そうなると、例えば、SEが5人で2ヶ月掛かるとなれば、数百万の金額にあっというまに膨れ上がったりするのです。

システム開発を行う時は金額が膨れ上がってしまわないように、導入前の段階で徹底的にどの部分をカスタマイズするかを決めておかなければなりません。システムは導入すれば全てがうまく業務が進むことはありません。

結局は人間が使うのがシステム

ロボットシステムシステムはそろそろシステム化をしようと社長が決めて導入するようなものではありません。きちんと現場ベースで、アナログで事務処理が滞りなく行われている状態で初めて検討するべきものです。

システム化すれば機械が自動的に全ての処理を行ってくれるものではなく、結局は人間が入力し、人間がチェックし、人間が使っていくものです。

システムは、多くの場合はシステム会社と検討を重ねてきた担当者以外の人が使うことになるので、現場の声をすべて吸い上げて、そこから必要な内容を抽出してシステムに反映して行かなければ、全く使えないものになってしまいます。

業務システムとして導入するシステムは、社員にパソコンを購入するようなものではありません。大金を掛け、長期間に渡って構築されたシステムが、実は使い勝手が悪くて、以前のアナログなやり方の方が早く仕事が出来るといったことにもなりかねません。

そうならないためにも、事前に実際にシステムを使う側の現場の人間に何が必要で何が必要でないかをしっかりとヒアリングし、本当にその機能が必要なのかをひとつひとつ精査していくことが求められます。

会社の基幹システムというのは全ての人が使うものであり、多くのデータを連動させるものであるため、非常に手間の掛かる大事な部分なのです。

頻繁にシステムトラブルが起こるようなものでは使い物になりませんし、その度にエンジニアを呼んでシステム修正を行うといったことになれば、何のためのシステムか分からなくなってしまいます。

アナログベースの業務フローをしっかり確立できていないうちはシステム化はすべきではないというのが結論です。システム化といえばコスト削減と業務の簡素化をイメージしますが、実際は導入したけどコストアップと業務の複雑化を招く例も少なくはないのです。

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山口 敦

代表取締役株式会社ウェブロード
1974年大阪生まれ。西宮商工会議所青年部所属。プロフィールはこちら。経営理念「頑張る人の自立を応援する」の下、IT活用に積極的な個人・中小企業のWebサポートを積極的に展開しています。

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