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Gメールを使えばパソコンメールのチェックが不要になる

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3年ほど前にまだ個人事業で仕事をしていた頃、メールは自分のパソコンにインストールされていたマイクロソフトのOutlook Expressを使っていました。

現在はWindowsMailに代わっているようですが、基本的には自分のパソコン内のメールソフトで送受信を行って、メールデータを自分のパソコン内に取り込んで保存するというものです。

その頃、パソコンがクラッシュしてメールデータをすべて失うということが何度かありました。

仕事で使っていたので、メールのバックアップは外付けのハードディスクに取っていたのですが、それでも毎日バックアップを取っている訳ではなく、1ヶ月分以上のメールデータを失いました。

自分のパソコンだけでメールを管理していると、突然パソコンが壊れてしまったときに慌てます。

そのため、3年ほど前からGメールを使うことにしました。

Gメールはグーグルのサービスの一つで、無料でも7Gの容量を使うことが出来ます。

Gメールを使うと、アドレスが、「○○○○@gmail.com」のような文字列になり、会社の正式なメールとしては使えません。

そのため、Gメールでは様々なオプションが用意されています。

僕の場合、Gメールで自分のIDを取得し、そのメールアドレスと、自分のプライベートのメールアドレス、会社用個人のメールアドレス、会社用公式のメールアドレス、携帯電話のメールアドレスと、4種類のメールをひとつのGメールの管理画面で一元管理しています。(実際にはグーグルアップスという業務アプリケーションを使っています。)

もちろん、メールを送信するときもGメールのアドレスが送信元というだけでなく、会社のアドレスやプライベートのアドレス、携帯のアドレスと、送信元を変えてメール送信が出来るのです。

意外と簡単に設定できるので、パソコンのクラッシュに対しての危機管理を考える方はぜひGメールでの一元管理をおすすめします。
添付ファイルなどのやりとりが残っていれば、データ保管庫としても使えます。

先日、業務用のパソコンが突然クラッシュして全く動かなくなりましたが(ハードディスクケースでデータ復旧させました)、メールのデータは1通も失うこと無く業務を継続しています。これもクラウド上にデータを保存しておいたお陰です。

Gメールはグーグルのサーバー上に保管されているので、どのパソコンからも見れる上に、スマートフォンからでもチェックできるので、外出の多い方、出張の多い方は環境を整えればかなり重宝します。

昨日の月曜日、友人の会社に出向いてプロバイダのメールをGメールで利用出来るように設定をして喜ばれました。その友人は出張が多いのですが、出張中、しょっちゅう自分のパソコンにメールが着ていないかを会社に電話で確認していたそうです。

この電話する手間が省けるのは友人にとっても電話を受ける社員の方にとってもメリットがあります。設定方法は下記をご参照ください。

PCメールをスマホでも見る方法(エックスサーバーとGメール)

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山口 敦

代表取締役株式会社ウェブロード
1974年大阪生まれ。西宮商工会議所青年部所属。プロフィールはこちら。経営理念「頑張る人の自立を応援する」の下、IT活用に積極的な個人・中小企業のWebサポートを積極的に展開しています。

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