フォーム入力内容をPDFに変換し自動返信するシステムの構築

弊社では、Webサイトからのフォームを通じて収集したデータを、自動的にPDF化してユーザーに返信するシステムを構築しています。

下記のフォームに入力して自動返信されるメールに入力内容がPDF化されて添付メールが届きます。ぜひお試しください。

→　こちらからお試しください

このサンプルの場合、このようなイメージで、PDFがメール添付で送信されます。入力した内容がPDF化されました。

入力内容のPDF変換と自動返信のメリットは？

PDF（Portable Document Format）は、文書のレイアウトやデザインをそのまま保持できる、広く流通した信頼性の高いファイル形式です。

フォーム入力内容をPDFに変換することには下記のメリットがあります。

一貫性のある形式

PDFは様々なデバイスでも一貫したレイアウトを保ちます。そのため、ユーザーがどのデバイスを使用しても同じ形式の文書が閲覧できます。

セキュリティと改ざん防止

PDFは編集制限やパスワード保護などのセキュリティ機能があるため、文書の改ざんを防ぎ、情報の機密性を守ることができます。

長期保存に適したフォーマット

PDFはデジタル文書の長期保存にも適しています。そのため、重要な記録や契約書などの保管に重宝されています。

簡単な共有と配布

PDFは広く利用されているファイル形式であり、多くのユーザーやサービスで簡単に共有や配布できます。ファイルサイズも小さく、ネット上でのやり取りも簡単です。

自動化による効率化

フォーム入力内容をPDF化し、自動的にユーザーに返信することで、手作業によるPDF変換作業がなくなります。業務効率の向上と費用対効果のメリットが出ます。

システム構築の手順

1. 必要なプラグインのインストール

WordPressサイトに以下のプラグインをインストールします。

• Contact Form 7：登録フォームやお申し込み形式等、様々なフォームが作成できるプラグインです。
• Send PDF for Contact Form 7：フォーム送信時にPDFを自動生成し、メールに添付して送信するプラグインです。
• Flamingo：ユーザー入力項目をWordPressのデータベースに蓄積します。

2. フォームの作成

Contact Form 7とSend PDF for Contact Form 7を使って、必要な入力フォームとPDF変換の際のCSSを作成します。

PDFの台紙を用意しなくてもOK。CSSで入力データを配置する土台となる表組みのテンプレートを作成します。

3．PDF化した際のレイアウト作成

ユーザーの入力内容をPDFに配置するのと同時に、PDFの書式や表の枠線や項目の配色などをCSSにて作成して行きます。

この部分の自由度が高いため、どのような形式や書式もある程度対応できます。

ただし、特殊文字使用やフォント指定、こだわりのデザイン台紙にするなどといった場合、調整するために一番工数のかかる部分でもあります。

4．データベースへの保存とCSVダウンロード設定

フォームデータがデータベースに保存された後、WordPressの管理画面からCSV形式でデータをダウンロードできます。

これにより、後でデータを分析したり、他のシステムにインポートしたりすることが容易になります。

フォームデータがデータベースに保存され、CSV形式でダウンロードできるため、表計算ソフトでの顧客管理や情報管理、分析がより効率的に行えます。

具体的な活用事例

• 契約書の自動生成：契約内容をフォームで入力し、PDFとして契約書を自動生成。
• 見積書の発行：見積もり入力フォームから見積書をPDFで生成し、クライアントに自動送信。
• 注文確認書：オンライン注文の確認内容をPDFで生成し、顧客に自動送信。
• 予約確認書：予約内容をPDFで生成し、予約者に自動送信。
• 請求書の発行：請求内容を入力し、PDFとして請求書を自動生成。
• 領収書の発行：支払い確認後にPDFで領収書を生成し、顧客に自動送信。
• チケットの発行：イベント参加登録後にPDFでチケットを生成し、参加者に自動送信。
• アンケート結果の保存：アンケート回答内容をPDFにまとめて保存。
• 進捗報告書の作成：プロジェクトの進捗状況をフォームに入力し、PDFで進捗報告書を生成。
• 保証書の発行：製品購入後に保証書をPDFで生成し、顧客に送信。
• クーポンの発行：プロモーションフォームからクーポンをPDFで自動生成・自動送信。
• 証明書の発行：研修やセミナーの参加証明書をPDFで生成し、参加者に自動送信。

導入までの流れ

• ご相談・お問い合わせ　
  まずはお問い合わせください。
  入力項目数やフォーマットの複雑さ、難易度によってお見積もり金額は変動いたします。
• 設定・カスタマイズ
  Contact Form 7とSend PDF for Contact Form 7プラグインの設計、Flamingoプラグインの設置を行い、お客様のご要望に応じたカスタマイズを行います。
• 運用開始
  設定完了後、テストを行い、問題がなければすぐにフォームの運用が開始できます。
  必要な場合は運用後のサポートもこちらの保守管理サービス内で行います。

お問い合わせ

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