西宮商工会議所青年部メンバーポータルサイト制作事例

現在、制作業務や運営代行の合間に、西宮商工会議所青年部メンバーの自己紹介ポータルサイトの作成を行なっています。

2022年度の事業で、ホームページを持っていないメンバーもWebからの集客やアピールができるようにということで役員会でポータルサイトの作成が決まり、制作作業を弊社でお受けしました。

事業カテゴリ別にメンバーをカテゴリからサイト内検索ができます。メンバーの名前からもページ検索が可能です。

メンバー全てのデータを集めて制作を進めていくこのようなサイトの場合、一番の肝となるのはデータの収集方法です。

データ収集には苦労するという話

パソコンが使えないアナログなメンバーも多数いる中で、スマホだけでどのようにデータを収集していくか、担当委員会の委員長や副委員長を中心に、青年部メンバーへの周知徹底を図っていきました。

このご時世、顔を合わすことが少なくなっていますので、LINEやメールや電話を中心に情報を送ってもらう旨の連絡と、段階ごとに役員会の承認を得ていく作業を数ヶ月の間、継続しています。

このように、ポータルサイトを制作して行くときは、何よりもまず情報の収集と整理が必要となります。

今回の青年部のポータルサイトを作るにあたって、データ収集の中心となったのはGoogleが提供しているGoogleスプレッドシートというツールです。

ご存知の方も多いと思いますが、GoogleスプレッドシートはExcelと同じイメージで使え、スマホやパソコンがあればどこからでも誰もが、ひとつの共有したシートに自由に書き込んだり修正したりすることができるので大変便利です。

今回、Googleスプレッドシートをメンバーと共有し、そこに情報を入力して行ってもらい、期限を決め、入力が確定してから制作に進んでいくという方法をとりました。

このようにポータルサイトの制作はデータベースを作ることから始めます。

実際に入力に使ったGoogleのスプレッドシートはこちらになります。

スプレッドシートでは下記のような感じでシートを分けて、連絡事項を記入し、約束事などもメンバーがチェック・閲覧できるように文面作成を行いました。

カテゴリ分けにも苦労するという話

事業者単位でページを作成し、サイト内検索で特定の事業者を探せるサイトを作る場合、カテゴリー分類というところにまずは頭を悩ませました。

今回は、一般的に行政機関などが使っているカテゴリ分類を一部流用して事業者に自らのカテゴリを選択していただきました。

カテゴリ数はページ数が多くなればなるほど増やし、ページ数が少なくなればなるほど減らすことが望ましいです。

例えば、今回の事業者数は135名程度ですが、1,000件、2,000件と事業者数が増えるにしたがって、サイト制作前のカテゴリ設計を十分に検討しておかなければ、検索システムそのものが使えないものになってしまう可能性があります。

ちなみにカテゴリ入力は、事業者個別に自由入力の形を取ると検索システムが成り立たなくなります。

そのため、Googleスプレッドシートを見ていただければお分かりの通り、あらかじめ決められたカテゴリをプルダウンで選択する形をとっています。

サイト内検索システムの場合、カテゴリはグルーピングに他なりませんので、自由入力で、各自が半角・全角・ひらがな・カタカナ・英語など、自由な入力を行ってしまえば、プルダウン選択やキーワードを指定してのサイト内検索が機能しなくなるためです。

このようにして作ったGoogleスプレッドシートのデータベースを、用意していたWordPress側にインポートを行い、一括してページの自動生成を行います。

少し専門的になりますが、ページは投稿や固定ページではなく、カスタム投稿という、WordPressのデフォルト状態ではない第3の投稿メニューを作り、そこで管理することが運用の面でおすすめです。

今回の場合ですと、WordPressの投稿や固定ページの中に事業者の個別ページを入れ込んでしまえば、通常の投稿とサイト内検索の対象となる事業者の個別ページの区分管理がしにくくなるためです。

ポータルサイト作成の現状と今後

そんなこんなで作っている青年部のポータルサイトですが、やはりデータの集まりはなかなか時間がかかり、画像はいったん2022.10.20で締め切りますが、現在もメンバーから収集中です。

運用をどうしようか迷っているのですが、今後修正やメンテナンスを青年部メンバーに引き継いでいけるように簡単なマニュアルを作る形になりそうです。

ポータルサイトはデータが集まるかどうかでサイトの運営や制作の形がほぼ決定します。

そういう意味ではサイトの情報量や全体として役に立つサイトにしていけるかどうかは、どれだけの情報を集めるかという一点に集約されます。

後はメンバーから集めた画像を各メンバーの個別ページに紐付けていけば、いったん第一フェーズとしての制作が完了します。

運営していく中で修正し、新規登録し、加筆修正し、各メンバーのページをメンテナンスしていくことは必要です。

ということで、ホームページを持っていないメンバーもWebから新規集客やお問い合わせが発生することを願いつつ、西宮商工会議所青年部メンバー全体の結束やつながり、話題提供の一部としてこのポータルサイトが役に立てばいいなと、サイト制作者としてはそう思っております。

随時メンバー募集もしておりますので、西宮市内の事業者の方は、個人・法人問わず、ぜひ事務局までお問い合わせくださいね～。(^^)

新着事例一覧