お問い合わせフォームに管理者へメールが届いていない！？

今回は、管理者にウェブサイトからのメールが届いていないかも？ということについてお話をしていきたいと思います。

このお話をするにあたって、先日初めて行く病院にちょっと聞きたいことがあって、メールでお問い合わせしたんですね。

その時に、1日経っても2日経っても全然お問い合わせの返信が先生から来ず、あれ？先生メール見てないのかなって？いう状態になったことがあったんです。

そうなんですよ。

僕は制作会社の視点で見てしまうんで、直感的にホームページ制作時にメールフォームで先生のアドレスに届く設定が抜けているんじゃないか、もしくは制作会社が仮で入れていたテスト用メールアドレスに、そのままメールが入ってんじゃないかと思ったんです。

はい、電話をしてお問い合わせの旨をお伝えしたんです。

メールフォームで連絡しましたよと受付の方に伝え、先生に確認してもらって、またお返事をもらったんですけれども、その時にやっぱり届いていないっていうことが発覚したんです。

ただ、その後の対応が素晴らしかったのです。受付の方の電話対応もそうですし、元々ホームページの内容が十分信頼できる内容で書かれていたため、Googleのビジネスプロフィールの口コミも良かったんです。

そんなことから、その病院にしようと決めていたんですけれども、やっぱり最終的に決断したのは受付の対応でした。

実際行ってきたのですが、やはり良かったです。

口コミ通りというか、受付の対応通り、先生も丁寧な感じの方だったんで、問題なく通うことに決まったんです。

このお話をしたのはホームページのお問い合わせが管理者に届かないっていうのは、一歩間違えるとその病院の大きな損失につながる可能性もあったと、そういう話をしようと思ったんですね。

こういうことって結構あるんですね。

ずっと今まで届いていたお問い合わせフォームからのメールが急に管理者に届かなくなったと。

ホームページ制作直後で、そもそもお問い合わせメールが受信できる設定になっていなかったり、メールアドレスが正しく設定されていなかったりすると、ちゃんと受信できないんで、そもそもホームページを立ち上げた時から受信できていない状態ってなってしまうんですね。

今回、そういう場合に困るんですけれども、作ったホームページからお問い合わせがそもそも発生していなかったら、来ないものだと思って忘れてしまうんですね。

お問い合わせがないのが普通の状態になってしまいます。

特に予約システムを完備している会社さんとか、店舗さんとか、電話予約をメインにしている店舗さんとか、お問い合わせフォームからのメールがたまにしかなかったりすると、しばらくなくても忘れてしまうんですね。

動作確認が抜けていたりとか、きちんとメールが届く状態になっていないのに、それがチェックできていないっていうこともあり得ます。

そういうことが起こらないように、今回はお問い合わせフォームで注意しておいてほしいことをお話ししていこうと思います。

そうですね。

メールの放置状態が続いたら、お客さんは不満を抱えますし、今はGoogleの口コミとか、いろんな口コミサイト、もちろんSNSとかで拡散っていうのもありますので、クレームを発信されたりとか、企業イメージのマイナスとかダメージを食らうことになってしまうんですね。

ですから、Google検索の口コミでも、不満を持ったユーザーが何も考えずに星ひとつ付けて、それで評価するっていうことは当然のように行われています。

企業にとっては、きっちりと取り組まないといけない問題だと考えています。

企業のホームページでは、お問い合わせや受付のところがやっぱり一番窓口になりますので、注視しないといけないところですよね。

お客さんとのファーストコンタクトというところで、受付の方の教育とか、小さい店舗さんでしたら、院長先生とか社長が直接電話対応するとか、そういった対策は必要になってきます。

あとは、今回お話しするメールフォームのことですけれども、定期的にお問い合わせフォームからのメールが管理者側で確認できているかどうか、あと届いているかどうかですよね。

これはもう、本当に重要な話になってきます。

毎日のようにお問い合わせがある会社さん、お問い合わせが急に止まったら、「あれ、おかしい。何かシステムに異常が出てるんじゃないか」と分かりますよね。

でも、週に1回とか月に数回だけ、月に1回とかそれぐらいの頻度でしかお問い合わせが入ってこない会社様の場合、急に入ってこなくなったっていう状態が分かりにくいため、何か問題があってメールが届かないようになっていてもわからないですよね。

ついうっかり放置状態が続いてしまいます。

WordPressでお問い合わせフォームのプラグインを使う場合ですね、アップデートがあるんですね。

管理画面からボタン1つで更新できるんですけれども、アップデートのタイミングで、稀にお問い合わせメールが届かないようになってしまうっていうこともあるんですね。

Contact Form 7というフォーム作成プラグインがよく使われますが、プラグインのアップデートをしたタイミングで、ちゃんとアップデート後にもメールが届くのかどうかのテストを行うことをおすすめしています。

次におすすめなのが、お問い合わせの内容をメールで受信設定するだけでなく、サーバーのデータベースにストックさせておく方法です。

これは、お問い合わせのメールがサイト運営者、管理者に届かなくても、お問い合わせが入ってきた時点で、サーバーにストックさせる方法です。

弊社ではエックスサーバーを使ってるんですけれども、サーバーのデータベースにリストとしてお問い合わせの都度入ってくるんですね。

万が一、管理者にお問い合わせメールが来なくなっていても、サーバーのデータベースにきちんとお問い合わせの内容がストックされていくので、管理画面からお問い合わせの一覧のリストを見れば、新規のお問い合わせかどうか一目瞭然で分かりますよね。

さっきお話しさせてもらったContact Form 7でしたら、Flamingoっていうプラグイン、これ設定も何もなしで、ただ単にプラグインを有効化するだけなんですね。

それだけで、お問い合わせの内容がデータベース化できて、CSVですね、Excelとかスプレッドシートの形式でダウンロードができます。

弊社も使っていますけれども、これは超おすすめなのでぜひ使って欲しいと思っています。

はい、メールで受信する場合は、プロバイダーのメールやGmailなど比較的メールソフトの中とか、GmailでしたらGoogleのサーバーのセキュリティの高いところでやり取りするんで、特に大きな脆弱性とか発生しにくいんです。

しかし、お客様の個人情報をWordPress内にストックさせている会社さんは多いんで、企業サイトのデータベースというのは、個人情報の宝庫なのでターゲットにされやすいんですね。

あと、WordPressは自分で管理している方も多いんで、セキュリティの強度が、強くしてる人から全然無関心の人までまちまちなんですよね。

その部分が、やっぱりWordPressを使うことの一番不安要素になってくるんですね。

セキュリティを高めておくことが、WordPressの運営では必須の項目です。

今、何も起こっていないから安心していても、セキュリティリスクっていうのは突然やってくるんですね。

そのため、データベースにお問い合わせ情報をストックさせる場合は、定期的にデータベースから削除してほしいんですね。

お客様の情報が、WordPressのデータベースにどんどんストックされ続けていることを社内で意識しておいてください。

WordPressのセキュリティを高めておかないといけないっていう意識、アップデートしないといけないっていう意識、あとは定期的に削除しないといけないっていう意識を持って運営しないと、漏洩が起こった時に大きな問題になってしまうんですね。

そして、データベースに個人情報をストックしているけれども、それは制作会社が設定してくれたため、引き渡しがあった後、自分たちでそういう個人情報を、お問い合わせ情報、お客様情報が、WordPressの中にずっとストックされていることを分かっていない会社さんも結構いらっしゃるんですね。

ここは一度、WordPressのデータベースの中に、個人情報がどれだけ入っているかチェックしておくことをおすすめします。

そうですね。

話を戻しますと、お問い合わせフォームからのメールが管理者に確実に届くことは、クライアントとの信頼関係を築く上で非常に重要なんですね。

必ず、定期的に確認するようにします。

これと、今お話ししましたように、個人情報がWordPress内にずっとストックされているっていうのは、非常に危険な状態になっているということを認識して、定期的に個人情報を自分たちのローカルのパソコンに引き出すなり印刷するなりして、WordPressで運営しているサーバー上からは、個人情報の定期的な削除を日常業務にするのをおすすめいたします。

一人一人のお客様との信頼関係でビジネスは成り立っていますので、お客様からのお問い合わせには、必ず真摯に対応できるように、このメールの受信確認とデータベースの削除のところ、お客様情報の削除のところ、こちらを意識して、お問い合わせフォームの管理をしていっていただければいいのかなと思います。