WebフォームからそのままPDF出力できる仕組みで、業務効率と信頼感を同時に向上
こんにちは、ウェブロードの山口です。
今回は、弊社でご提供している「Webフォーム入力から自動PDF出力サービス」について、どんな業界・企業で活用されているのか、またどのような場面で導入効果が出ているのかを詳しくご紹介いたします。
「入力された内容を、紙の書式そのままのPDFに自動変換したい」
「申込完了後に、PDFファイルを即時ダウンロード or 自動送信したい」
このような問題にお応えできる仕組みが、Webから情報を入力して、PDF化して送信、データストックさせるサービスです。
フォーム入力からPDF出力するシステム制作（20万円～カスタム）
このページの内容をAIに対談させた音声です↓ 弊社では、Webサイトからのフォームを通じて収集したデータを、自動的にPDF化してユーザーに返信するシステムを構築しています。 下記のフォームに入力して自動返信されるメールに […]
入力内容をそのままPDFに変換する仕組みとは？
弊社では、WordPressで構築したWebサイト上の入力フォームに対して、入力された情報をそのままPDFに反映させる仕組みをご用意しています。
PDFは事前にデザインされたテンプレートに基づいて自動生成され、入力者にはすぐにPDFファイルが表示・ダウンロードされるか、メールで添付されて送られます。
レイアウトも細かく指定できるため、「帳票はこうじゃないと困る」という企業様にも対応可能です。
情報を記入している台紙をまずPDF化し、その PDFの項目をWeb入力フォームとして作成し、そこに入力した情報がPDFに配置され、PDF出力・送信される仕組みです。
住民に紙で申請書などを書いてもらっている自治体などでも、はんこ無しでOKであれば、Web入力で簡単に申請できる仕組みの構築ができます。
（※印鑑が必要な場合は、本人認証とセットで電子署名を施す仕組みが必要ですので、こちらは別途専用のサービスを導入する形となります。）
コードを一切書かずに運用できるため、社内にエンジニアがいなくても、導入後の自社運用もWordPressの保守管理の知識があれば、自社運営可能です。
下記のフォームに入力して自動返信されるメールに入力内容がPDF化されて添付メールが届きます。一度お試しください。
このサンプルの場合、このようなイメージで、PDFがメール添付で送信されます。入力した内容がPDF化されました。
デザインイメージは一例で、お客様からのヒアリングとご要望に応じて最適な内容でのご提案を行います。（複雑で項目数の多いPDFも対応可能です）
どんな業界・業種に向いているのか？
この仕組みは、特に書類のフォーマットが決まっていて、毎回、紙ベースで同じ形式での提出が求められる業界に向いています。
汎用性が高く、たとえば、社員全員に紙の書類を配布・記入・回収していたような場面でも、この仕組みを使えば、Webフォームでの一括入力とPDF自動生成によって効率的に情報収集できます。
提出された情報はそのままデータとして一元管理できるため、集計・保存・検索もスムーズに行えます。
そのため、比較的社員数の多い企業の総務部や自治体では、特に高いニーズがあるのではないかと感じています。
不動産業・建設業
物件申込書、施工依頼書、見積確認書、重要事項説明書など、決まったレイアウトのPDFで書面のやり取りが必要な業界に最適です。
営業担当が入力するだけで、自動で見栄えの整ったPDFを作成し、お客様へ即時共有できます。
教育・スクール・塾業界
体験レッスン申込書や入会申込書、保護者同意書など、Web申込からPDF控えの送付までの流れを自動化できます。
授業修了証や受講証明書なども、受講完了時に即時発行が可能です。
行政・地域団体・NPO
助成金の申請書、講座参加申込、住民アンケート結果など、紙の帳票文化が残る場面において、見た目を崩さずデジタル化できる点が評価されています。
住民側の操作も、入力フォームのQRコードを作成してスマホ入力をしてもらうなどといった対応も可能なため、高齢者層にも対応可能です。
医療・福祉業界
問診票や各種同意書、訪問記録などをPDFで管理したい事業者様に適しています。
来院前にフォーム入力→PDF控えがメールで届く→当日提示、という流れで業務をスムーズにできます。
士業（税理士・社労士・司法書士など）
顧問先からの情報収集・各種手続きで、決まった様式の書類に顧客の入力データを流し込む用途に活用できます。
紙と同等の体裁を保ちながら、やり取りはすべてデジタルで完結します。
この仕組みが役立つ会社の特徴として、次のような企業・組織には特におすすめです。
定型書類の作成が多い企業
毎月・毎週のように書類を作っている企業では、自動化の効果が数字として現れやすいです。
手作業で行っていた作業が数秒で完了するだけでなく、ミスも大幅に減ります。
自社内にエンジニアがいない企業
専用の管理画面でテンプレート管理ができ、フォーム連携やデザイン編集もWordPress（ノーコード）で可能なため、IT人材がいない中小企業でも安心して運用できます。
お客様に「きちんとした書類」を届けたい企業
見た目の整ったPDFをお客様に送ることで、信頼感やブランドイメージの向上にもつながります。
たとえば、「入力後すぐに届くきれいなPDF控え」があると、ユーザー満足度が向上します。
情報セキュリティが求められる組織
この仕組みでは、データを外部に送信することなくWordPressサーバー上で処理が完結するため、個人情報や機密情報を扱う企業・団体でも安心してご利用いただけます。
ウェブロードがご提供できること
弊社では、以下のようなサポートをワンストップでご提供しています。
- テンプレートPDFのデザイン・設計（お客様お手持ちのPDFフォームがあればそれを使います）
- WordPressフォームとの連携設定
- 入力内容の自動反映（フィールド名の調整含む）
- スマートフォンやタブレット対応
- PDF自動ダウンロード・メール添付送信の設定
- セキュリティ対策（SSL、ファイル暗号化、PDF削除スケジューラ等）
導入に際しては、「どの業務に組み込めば効果があるか」「既存の業務とどう連携するか」まで丁寧にヒアリングし、最適な形で構築を進めてまいります。
紙とデジタルの「いいとこ取り」で業務改善
紙のレイアウトを維持しつつ、Webフォームの利便性を活かして業務をもっとスマートにしたいといった想いを持つ企業・団体様に、弊社の「Webフォーム自動PDF出力サービス」は向いています。
たとえば、1,000人以上が利用する大規模な申込フォームやアンケート、申請書などをすべて紙で処理している場合、そのデータ整理・転記・保管にかかる人的コストや時間は膨大です。
しかしこの仕組みを導入すれば、フォーム入力と同時にPDF化・自動分類・クラウド保存まで一気通貫で行えるため、作業負担が劇的に軽減されます。
Webであれば、同時に同じフォームに何人もの人が入力しても、厳密には全く同時送信は考えづらく、数秒程度入力送信のタイミングがずれるので、サーバー次第ですが同時百人ぐらいであれば、専用サーバーを借りなくても、 エックスサーバーの月額千円のスタンダードプラン（共有サーバー）でも難なく捌けるレベルです。
これにより、低予算でも業務効率化・人的ミスの削減・情報のデータベース化といった大きな成果を得ることが可能です。
紙業務からの脱却だけでなく、情報を「蓄積し活用できる資産」として扱えるようになる点も、今後の経営にとっては大きな価値となります。
手作業が当たり前だったところに自動化を導入することで、「もっと早くやっておけばよかった」と思っていただけるはずです。
貴社の業務の内容に合わせて、最適な方法をご提案させていただきます。
投稿者プロフィール
- 2004年頃の会社員時代からブログ作成を始める。ブログ作成が楽しくなり、そのまま趣味が高じて2006年にホームページ制作で起業、2008年に株式会社ウェブロードを設立。現在は、個人・中小事業者のWordPressサイト制作・改善を中心に、Web業界18年の知識と経験を生かして、大型案件のWebディレクターとしても活動中。 プロフィールはこちら
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