大量の提出情報をPDF化するには？
紙ベース業務からの脱却方法
日々の業務で、申込書や報告書など、多くの人から提出される紙の書類をPDFにまとめる作業に追われていませんか？
例えば、イベントの参加申込書や社員の各種申請書類など、紙で回収し、スキャンしてPDF化し、さらにデータベースに入力する等々。
このような作業を繰り返していると、時間も手間もかかり、ミスも起こりやすくなります。
そこで、今回は大量の提出情報を効率的にPDF化する方法をご紹介します。
従来の方法
紙の書類をPDF化する手段
1. スキャナーで紙をPDFにする
最も一般的な方法は、提出された紙の書類をスキャナーで読み取り、PDFとして保存することです。
業務用のスキャナーを使えば、一度に多くの書類を処理できますが、読み取ったPDFは画像データのため、後から内容を検索したり、データを抽出したりするのが難しいという欠点があります。
2. OCR機能付きスキャナーを使う
OCR（光学文字認識）機能を備えたスキャナーを使えば、紙の書類を読み取る際に文字情報を認識し、検索可能なPDFを作成できます。
ただし、手書きの文字や不鮮明な印刷の場合、認識精度が下がることがあり、確認や修正の手間が発生することもあります。
3. 手作業でデータを入力し、PDFを作成する
紙の書類の内容を手作業でExcelなどに入力し、それを元にPDFを作成する方法もあります。
この方法は正確性が求められる場面では有効ですが、時間と労力がかかり、大量の書類を処理するには不向きです。
Webを活用した方法
Webフォームを活用したPDF自動生成
これらの従来の方法に代わり、最近ではWebフォームを活用して、提出情報を直接PDFに自動生成する方法が注目されています。
この方法では、ユーザーがWebフォームに入力した情報が、そのまま所定のフォーマットのPDFに変換され、保存・管理されます。
この仕組みを導入することで、以下のようなメリットがあります。
- 紙の書類を回収・スキャンする手間が省ける
- 入力ミスや読み取りミスが減少する
- 提出情報が即座にデータベース化され、検索や集計が容易になる
- 業務の効率化とペーパーレス化が同時に実現できる
ウェブロードのWebフォーム＋PDF出力サービス
弊社ウェブロードでは、WordPressサイトに設置したWebフォームからの入力内容を、即座にPDFとして出力し、保存・管理できる仕組みを提供しています。
このサービスは、特別なシステムやサーバーを導入する必要がなく、既存の紙の書類のレイアウトを再現したPDFテンプレートに直接情報を反映できるため、紙文化が根強い業務にも自然にフィットします。
また、以下のような場面での導入実績があります。
- 自治体による市民アンケートの回収と記録
- 教育機関の体験授業申込受付と保護者同意書の自動生成
- イベント事務局による参加者管理とPDF参加証の発行
- 総務部門での社員情報提出フォームと人事台帳のPDF保存
PDFはメール添付、ダウンロードリンク、自動クラウド保存にも対応可能で、紙の役割をそのまま維持しながらデジタル管理に切り替えることができます。
フォーム入力からPDF出力するシステム制作（20万円～カスタム）
このページの内容をAIに対談させた音声です↓ 弊社では、Webサイトからのフォームを通じて収集したデータを、自動的にPDF化してユーザーに返信するシステムを構築しています。 下記のフォームに入力して自動返信されるメールに […]
業務の効率化と情報の資産化を同時に実現
大量の提出情報をPDF化するには、従来の紙ベースの方法では限界があります。
Webフォームを活用したPDF自動生成の仕組みを導入することで、業務の効率化と情報の資産化を同時に実現できます。
もし、あなたの現場でも「大量の提出物を毎回PDFにまとめている」「Excelに転記する作業をそろそろやめたい」と感じているなら、フォーム入力からPDF出力させる仕組みを導入してみませんか？
ご相談・お見積りはお気軽にこちらのフォームからよろしくお願いいたします。
手書き文書の、Web入力フォーム＆PDF書式化は、下記よりお問い合わせください。
投稿者プロフィール
- 2004年頃の会社員時代からブログ作成を始める。ブログ作成が楽しくなり、そのまま趣味が高じて2006年にホームページ制作で起業、2008年に株式会社ウェブロードを設立。現在は、個人・中小事業者のWordPressサイト制作・改善を中心に、Web業界18年の知識と経験を生かして、大型案件のWebディレクターとしても活動中。 プロフィールはこちら
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