無料の見積・請求システムでエクセル管理から脱却しましょう

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業務日記
無料の見積・請求システムでエクセル管理から脱却しましょう

2018.6.27
業務日記

あなたの会社では見積書や請求書をどのように管理していますか？弊社では5日前まではGoogleスプレッドシートで見積書と請求書を分けて手作業で管理し、照合作業を行っておりました。下記図の感じです。

請求書発行の段階でも、見積もりのシートで作った内容を請求書のシートにまずコピーして貼り付けて、さらに内容と金額に間違いがないかを、双方の画面を切り替えて目視確認しながら、セルの幅調整等、体裁を整える作業を毎回しており、大変な時間的ロスが発生していました。

こんな感じで、個人事業や中小企業でもそれほど大きな会社でなければ、見積書も請求書も、全てエクセルで管理しているという会社も結構あるのではないかと推測しています。

一般的な会社では、見積・請求システムなどは有料で提供されているシステムや月額制のサービスを使うことが多く、継続的にシステム管理料も発生するのではないかと思います。

試しに「見積請求システム」でGoogle検索してみると、下記のキャプチャの通り、検索結果の上位4位までは広告で占められていました。現在のところ上部に出る広告はGoogle検索では最大で4つなので、MAXの数の広告が出ているということです。広告がたくさん出ているキーワードの検索結果は、ビジネスになるキーワードという解釈をします。

しっかりとしたシステムは有料のものしかないのかなと思いきや、検索順位をもう少し下の方まで見てみると・・・

>　無料見積書・請求書管理システム[BillVektor]
>　無料で使えるオープンソースの見積書・請求書の作成・管理用WordPressテーマです。

オープンソースの見積書・請求書のシステムがありました。（下記はウィキペディアのオープンソース説明ページ）

WordPressで見積書や請求書を管理できるシステムということで、弊社も試しに、この4日前から導入してみました。弊社の場合、既にWeb環境が整備されているので、1時間もかからずあっという間の完全導入。トップ画面は下記です。

この見積・請求システムは完全に無料で使えますので、サーバーやWordPressの知識が少しおありになる方でしたら簡単に導入できるので非常にお勧めできます。サーバーにWordPressを設置して、そこにテーマとして「BillVektor」設定するだけで、自前の見積・請求システムが完成します。

導入後の運用については、簡単な初期設定を済ませれば、お客様名と摘要項目と日付だけ入力すれば、あっという間に印刷画面からPDF出力が完了します。もちろん、見積もりを作っていれば、そこからすべてを引っ張ってきて請求書にすることが出来ますので、1から請求書を作る必要もなく手間がかかりません。

見積書と請求書の管理画面サンプル

見積書と請求書の出力サンプル

弊社の場合は紙で印刷することがなく、PDFをメールに添付してお客様送付させて頂いております。Web上にクラウド環境で使うこともできますし、ローカルの環境のWordPressを構築して、そこで設営して利用することもできます。

便利なのはWebサーバーに設定してクラウド環境で利用するという方法ですが、この場合厳重なセキュリティ対策を行っておかなければなりません。お客様の情報が入っている見積・請求情報になりますので、SSLの導入はもちろん、BASIC認証とIPアドレス制限の併用など、出来る限りのセキュリティ対策を施すということが肝心になります。

その辺りをクリアすれば、これほど簡単に便利に気軽に使える見積もり請求システムはないのではないかと思うほど優秀なシステムになっています。これがすべて無料で使えるということで、非常に今後弊社でも重宝することになりそうです。オープンソースのありがたい側面です。