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アナログな自治会業務をIT化できるのか?

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僕が今いろいろ見てきた組織の中でも一番アナログといっても過言ではないのが、自治会や町会であり、その事務管理です。

一般的な自治会がどういうものか分かりませんが、ここでは私が1年間理事として活動してきた地元西宮の自治会(町内会)の業務管理改善について書いていきたいと思います。

町内会自治会はどんな仕事をしているのか?

僕が属している組織は町内会なのですが、ここが人知れずどういう仕事をしているかをまずはご紹介していきます。町内会・自治会で必要となる役員や各種団体というのは下記のようなものです。

役員

会長・副会長・理事・書記・会計・会計監査

各種団体代表の主な仕事

民生児童委員会・防犯委員・衛生環境委員・高齢者会・自主防災委員・社会福祉協議会・子供会・スポーツ21

町内運動会高齢者会は別の名称になっているのですが、分かりやすくするために表現が悪いですが「高齢者会」という形で差し替えています。

民生委員というのは、主な仕事としましては、地域で出産したお子様のいる家庭を訪問し、家族の状況や養育環境を確認し共有するというものです。

防犯委員はその名の通り町内で事件などがあった場合にその情報を共有します。他にも、例えば街の街灯の電球が切れてしまった時に電球を新しいものに替えるといったことも、防犯を仕事だったりします。

衛生環境委員は主に資源回収などを担当します。資源回収によって行政から補助金を受けたり、その収入で各戸にゴミ袋を配ったりします。

高齢者会は、基本的には、地域のお年寄りのお祝いのための赤飯を配ったり、お互いの無病息災を確認するお食事会を行ったりします。

自主防災委員は、例えば年末の火の用心の見回りなど、防災活動を定期的に行ないます。

子供会は、小学生が中心となってラジオ体操やお祭りやスポーツ行事など行います。これは親しみのある人も多いのではないでしょうか。

スポーツ21は西宮市が中心となって運営しているスポーツクラブ全般の活動のことで、町内会にもその組織があり、より広域な町内会地域全体と合同でスポーツ大会を運営したりします。こちらは下記西宮市のホームページ(西宮市スポーツクラブ21)もご参照ください。

さて、前置きが長くなりましたが、こういった組織があるということを前提に、現在の僕の属する自治会が直面している問題点とその解決案を考えていきたいと思います。

平均年齢70歳以上という高い壁

田んぼに集う高齢者まず知っておいて頂きたいのが、こういった自治会や町内会の組織が、平均年齢70歳くらいの方々が中心となって運営しているという事実です。僕が属する町内会でも、会長は既に20年以上も同じで、80代の方が継続されています。

自治会活動は週末に時間が取られますし、それ以外にもイベントの準備や雑用がありますので、現役世代では仕事や子育てに忙しいということもあり、退職後の世代の方が主に役目を担って下さっています。

まったく報酬も出ず、特に誰からも表立って感謝されることのない仕事ですので、基本モチベーションはマイナス寄りであり、誰もやりたくない仕事の典型的なものになっている感じです。

40代前後で自治会をやっているという僕の世代では、そのほとんどは子供会で役員をしているから自治会にも顔を出すという女性の方だけで、現役世代の男性は、僕と50代半ばの方の二人だけです。

若い方が中心となる祭などのイベントが年に一回でもあれば、また別の状況が生まれているのかもしれません。しかし、そういった祭が無い地域の場合は、大体どこも、このような感じで高齢の方が中心となってひそかに運用されているのが現実ではないでしょうか。

しかし、こうは書いても、ご高齢の方は誰かがやらなければならないということを知っているため、一生懸命その責任任務に当たっておられます。

ほとんどの人に存在やその仕事ぶりを知られることもなく、地道に縁の下の力持ちとして活動している方々、それが自治会の役員であり地域各種団体のメンバーでもあるのです。

ボランティア依存と世代間断絶による後継者不足

地域のお祭そういった事情もあり、一度役員を引き受けた方がなかなか他の方にバトンタッチできることはありません。そのために役員になるということがババを引いてしまったような感覚で捉えられがちなのですが、こういった自治会の負のイメージを変えていかなければならないと感じます。

ただでさえ核家族化が進み、現役世代にとっては現在の生活を維持するだけでも精一杯の状況です。そこに加えて、町内会や自治会のための仕事を行っていくとなればその負担はかなり大きなものになってしまいます。

小さなお子様がいらっしゃるご家庭では、毎回の自治会の会合のために、子供を誰かに預けたり、有料の施設に預けたりするようなことをしなければなりません。

そうなれば家庭内の不協和音にも繋がりかねず、その責任は誰も取ってくれる事はありません。ある程度の都会になってくれば、ご近所様でも誰が住んでいるか分からないような状況ですし、一人世帯も多くなってきているので、順番に役職を割り振っていくといった方法もなかなか難しいのが現実です。

この、誰も役職を代わってくれないという負のスパイラルが続くために、担当期間が長期化し、ノウハウが個人個人に片寄り過ぎているという問題も発生します。仕事を知っている人が突然病気などで引退すると、突然業務の引き継ぎが滞ってしまうのです。

そのため多くの自治会は消滅の危機を迎えていると考えられます。仕事的には地域の安全と住環境を守るためには必要なことがほとんどなので、世話係として、誰かがしなければならない仕事でもあるのです。

単身世帯の増加による既存モデルの崩壊

単身世帯の増加とともに、従来の地域全体で安全を守り、防犯や子育てをしていこうという雰囲気は既に無くなっているように感じます。

退職世代においては、地域で安全を守っていこうという傾向は感じますが、僕たち40代前後の子育て世代にとっては、それほど必要性を実感していないところが現実ではないでしょうか。西宮も震災から20年が経過し、当時20歳であった僕でさえ震災の記憶が薄れています。当時の記録はここにまとめてあります。

良い傾向だとはまったく思いませんが、みんな自分のことで精一杯で、他人にはかまってられないという社会の雰囲気が、なんとなく昔と比べて強まってきていると感じるのです。

日々の子育てや暮らしに、核家族化で人の手が少なくなり、都会では生活における様々な役割を少ない人数の核家族だけでやりくりしなければならなくなりました。そのため、時間的余裕が無くなり、精神的にも何かに追いかけられてるような感じで、生き急いでいるかのような雰囲気を感じます。

webによるオープン化は簡単ではない

クラウド化までの遠い道のりそういう地域の傾向や自治会の流れを受けて、70代の方々にクラウドを提案しようかと思いましたが、根回ししながら話を聞いていくと、やはりどう考えても難しいようです。

メールアドレスという話を出すだけでも、「メールを送信することができない」とか「メールは使ったことがない」とか「そもそも携帯電話を持っていない」(もちろんそういう方はもちろんパソコンも持っていないのですが)そういったクラウド以前の問題にぶち当たることになりました。

しかし、クラウド化を進めていかなければ、たとえば資料を1つ作るにしても、一件ずつお宅訪問し、紙ベースで記載内容を集めて回るといったような事が、日常業務として発生してしまいます。

自治会の事務仕事で一番大変なのが、こういった人づてに資料を集める作業や数字を確認する作業です。ただでさえ時間の少ない現役世代に関心を持ってもらうためには、この労力を無くすためのクラウド化は避けられない壁になります。

メールやクラウド上でのやりとりに慣れた僕らの世代にとっては、電話と訪問による情報の収集活動について、単なる事務作業だけであるのならば、これは非常に負担の大きい作業になります。

対面や電話で記載する内容を確認したり、また、留守の場合は再度訪問したりといったやりとりに掛かる時間が、やはりどうしても現役世代の負担としては無くしてしまなければ担当できない部分になるのです。ここがネックとなり、比較的時間に余裕のある退職世代しか自治会活動が出来ないということになっている感じがします。

平日の日中に、主に自治会の役員の方々のご自宅を回ったりしながら、紙の資料を集めるという事に対して、現役世代は時間が取れませんし、家族サービスをする休日にそんな仕事は避けたいものです。

現実的には来年2016年度の役員の方々からweb化したいと思っているのですが、かなり困難を極めそうです。実はWeb化によるメリットが一番あるのは、現在役員をされている方々なのですが。。。

長い道のり話をこの流れで進めますが、事務処理をクラウドで行うだけでなく、たとえ町内会であっても、情報発信できるところはWebで情報発信すればいいのではないかと思います。なぜなら、今までどれほど大変な仕事や人の役に立つようなことをやってきたとしても、閉鎖した組織中での仕事であるので、限られた人にしか知られることが無いのです。

僕自身、自分が自治会の役員をするまでは存在自体気にしたこともありませんでした。でもこれじゃいけませんでしたね。休日返上で、運動会など各種イベントの準備をしたりし続けている人がたくさんいるのに。

webにオープンにしていく流れを作っていけば、何をしているかが明らかになり、その中から自分が役員をしたいという方が出てくるかもしれません。能動的に動いてくれる方がいらっしゃれば、自治会の運営にとっても好ましいものになります。活動がオープンになれば、感謝されやりがいを感じる役員の方も増え、好循環サイクルになると予想するのです。

古い従来のシステムから新しいシステムに入れ替えるために、自分の親世代よりも上の世代に、考え方の転換をして頂かなければなりません。これは、普通の会社が行うシステム入れ替えよりも難易度が高いことを実感しています。ご高齢の方にとって、電子メールという壁がどれほど高いものであったのか今更ながらに実感しました。

やっぱりパソコンを使ったことがある比較的若手の層(40~60代)数人の方に、仕事のしわ寄せが行くことになってしまうのか?と悩みの種は尽きません。

最初からクラウド化は無理だという風に考えておられる方も多そうなので、やる前から、そもそも事務仕事だけでもクラウド化して、各自が入力できるようにするという目的に辿り着くことも出来ないのではないかとさえ感じてしまいます。

お話する時は「クラウド」は使わずに、「パソコン」という表現で話していますが。。。

急速なIT技術の発展が高齢者を置き去りにしているという現実を実感し、まさにその現場を僕自身目の当たりにしています。

さて、どのようにしてこの一年進めていきましょうか。。。悩みは尽きません。まずは、会長に中身をしっかり理解して頂くことが何よりも優先だと考えています。業種別のHP難易度はこちら

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山口 敦

代表取締役株式会社ウェブロード
1974年大阪生まれ。西宮商工会議所青年部所属。プロフィールはこちら。経営理念「頑張る人の自立を応援する」の下、IT活用に積極的な個人・中小企業のWebサポートを積極的に展開しています。

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